Menurut Weber (1999, p291), manajemen operasional bertanggung jawab pada jalannya fasilitas perangkat keras dan perangkat lunak sehari-hari agar sistem aplikasi produksi dapat menyelesaikan pekerjaan dan pegawai dapat mendesain, mengimplementasikan, serta menjaga sistem aplikasi.
Menurut Weber (1999, pp292-316), terdapat delapan fungsi tanggung jawab manajemen operasional, yaitu :
1. Operasional Komputer (Computer Operations) Pengendalian pengoperasian komputer bertanggung jawab terhadap jalannya perangkat keras dan perangkat lunak setiap hari. Terdapat tiga pengendalian pada operasional komputer, yaitu :
a. Pengendalian Operasional (Operations Control) Pengendalian operasional bertujuan untuk memastikan keotentikan, keakuratan, dan kelengkapan kegiatan operasional. Banyak jenis kegiatan yang harus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan program komputer, misalnya program harus dihidupkan dan dimatikan, media penyimpan harus tersedia, formulir dan dokumen harus tersedia di dekat printer serta informasi/laporan harus didistribusikan ke pengguna.
b. Pengendalian Jadwal (Scheduling Control) Pengendalian jadwal dilakukan untuk memastikan komputer hanya digunakan untuk kegiatan yang seharusnya dan pemakaian sumber daya sistem telah efisien.
c. Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control) Pemeliharaan perangkat keras komputer merupakan tindakan preventif yang dilakukan untuk mencegah kerusakan perangkat keras.
2. Network Operation
a. LAN : Suatu kumpulan komputer dimana terdapat beberapa unit komputer (client) dan satu unit komputer untuk bank data (server). Antara masing- masing client maupun antara client dan server dapat saling bertukar file maupun saling menggunakan printer yang terhubung pada unit-unit komputer yang terhubung pada jaringan LAN
b. WAN: kumpulan dari LAN dan atau workgroup yang dihubungkan dengan menggunakan alat komunikasi modem dan jaringan internet dari/ke kantor pusat dan cabang maupun antar kantor cabang
3. Persiapan dan Entry Data (Data preparation and entry) Seluruh sumber data untuk sistem aplikasi dikirim ke bagian persiapan data untuk diketik dan diverifikasi sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Faktor-faktor yang harus diperhatikan yaitu :
a. Pencahayaan ruangan yang cukup.
Menurut Weber (1999, pp292-316), terdapat delapan fungsi tanggung jawab manajemen operasional, yaitu :
1. Operasional Komputer (Computer Operations) Pengendalian pengoperasian komputer bertanggung jawab terhadap jalannya perangkat keras dan perangkat lunak setiap hari. Terdapat tiga pengendalian pada operasional komputer, yaitu :
a. Pengendalian Operasional (Operations Control) Pengendalian operasional bertujuan untuk memastikan keotentikan, keakuratan, dan kelengkapan kegiatan operasional. Banyak jenis kegiatan yang harus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan program komputer, misalnya program harus dihidupkan dan dimatikan, media penyimpan harus tersedia, formulir dan dokumen harus tersedia di dekat printer serta informasi/laporan harus didistribusikan ke pengguna.
b. Pengendalian Jadwal (Scheduling Control) Pengendalian jadwal dilakukan untuk memastikan komputer hanya digunakan untuk kegiatan yang seharusnya dan pemakaian sumber daya sistem telah efisien.
c. Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control) Pemeliharaan perangkat keras komputer merupakan tindakan preventif yang dilakukan untuk mencegah kerusakan perangkat keras.
2. Network Operation
a. LAN : Suatu kumpulan komputer dimana terdapat beberapa unit komputer (client) dan satu unit komputer untuk bank data (server). Antara masing- masing client maupun antara client dan server dapat saling bertukar file maupun saling menggunakan printer yang terhubung pada unit-unit komputer yang terhubung pada jaringan LAN
b. WAN: kumpulan dari LAN dan atau workgroup yang dihubungkan dengan menggunakan alat komunikasi modem dan jaringan internet dari/ke kantor pusat dan cabang maupun antar kantor cabang
3. Persiapan dan Entry Data (Data preparation and entry) Seluruh sumber data untuk sistem aplikasi dikirim ke bagian persiapan data untuk diketik dan diverifikasi sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Faktor-faktor yang harus diperhatikan yaitu :
a. Pencahayaan ruangan yang cukup.
b. Ruangan yang tenang.
c. Tata ruang yang baik.
d. Desain peralatan kantor (monitor komputer, meja, dan kursi) yang argonomis.
e. Memastikan adanya backup pada persiapan dan pemasukkan data.
4. Pengendalian Produksi (Production Control) Terdapat lima fungsi pada pengendalian ini, yaitu :
a. Pengendalian input dan output (Input/output control) Bertanggung jawab menjamin peng-input-an hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang, menerima dan memasukkan input, menjaga input, secara berkala mengumpulkan input dan menyimpan input sampai tidak dibutuhkan lagi.
b. Job scheduling control.
Pada operasional komputer, suatu pekerjaan dapat dilakukan oleh satu atau lebih program. Bagian pengendalian produksi bertanggung jawab menetapkan jadwal operasional serta mempersiapkan dan menguji file pengendalian pekerjaan yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
File pengendalian pekerjaan berisi perintah yang spesifik, yaitu :
1) Kapan program harus dijalankan.
2) Program apa yang harus dijalankan.
3) File data yang diperlukan.
4) Printer yang dibutuhkan.
5) Pioritas penugasan program.
6) Prosedur yang dilakukan jika program berjalan tidak seperti biasa.
Pengendalian yang dapat dilakukan yaitu :
1) File telah disiapkan dan dokumen telah sesuai dengan standar yang ada.
2) File pengendalian pekerjaan telah diuji terlebih dahulu sebelum digunakan.
3) Memastikan tidak ada perubahan yang tidak sah.
4) Terdapat backup file pengendalian pekerjaan.
c. Tata ruang yang baik.
d. Desain peralatan kantor (monitor komputer, meja, dan kursi) yang argonomis.
e. Memastikan adanya backup pada persiapan dan pemasukkan data.
4. Pengendalian Produksi (Production Control) Terdapat lima fungsi pada pengendalian ini, yaitu :
a. Pengendalian input dan output (Input/output control) Bertanggung jawab menjamin peng-input-an hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang, menerima dan memasukkan input, menjaga input, secara berkala mengumpulkan input dan menyimpan input sampai tidak dibutuhkan lagi.
b. Job scheduling control.
Pada operasional komputer, suatu pekerjaan dapat dilakukan oleh satu atau lebih program. Bagian pengendalian produksi bertanggung jawab menetapkan jadwal operasional serta mempersiapkan dan menguji file pengendalian pekerjaan yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
File pengendalian pekerjaan berisi perintah yang spesifik, yaitu :
1) Kapan program harus dijalankan.
2) Program apa yang harus dijalankan.
3) File data yang diperlukan.
4) Printer yang dibutuhkan.
5) Pioritas penugasan program.
6) Prosedur yang dilakukan jika program berjalan tidak seperti biasa.
Pengendalian yang dapat dilakukan yaitu :
1) File telah disiapkan dan dokumen telah sesuai dengan standar yang ada.
2) File pengendalian pekerjaan telah diuji terlebih dahulu sebelum digunakan.
3) Memastikan tidak ada perubahan yang tidak sah.
4) Terdapat backup file pengendalian pekerjaan.
c. Management of service-level agreements
Service Level Agreement (SAL) merupakan perjanjian antara pengguna dengan fasilitas operasional komputer. SAL berisi waktu respon sistem yang diinginkan pengguna, tingkat pemeliharaan sistem, biaya jasa dan penalti jika sistem tidak sesuai dengan perjanjian.
d. Transfer pricing/chargeout control
Apabila operasi komputer dilengkapi dengan transfer pricing pengendalian produksi dapat ditingkatkan.
e. Acquisition of consumables
Operasional komputer membutuhkan banyak peralatan pendukung seperti kertas printer, disket, flash disk, dan tinta printer. Peralatan tersebut membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tetapi dapat mengganggu kegiatan operasional jika tidak tersedia. Pengendalian yang dapat dilakukan yaitu:
1) Menjamin ketersediaan stok peralatan yang dibutuhkan.
2) Memonitor harga dan kualitas peralatan.
3) Menjamin stok disimpan dengan aman.
4) Mengawasi penggunaannya.
5. File Library
File library bertanggung jawab mengelola media penyimpanan.
a. Penyimpanan media peyimpan (Storage of storage media)
Media penyimpan sebaiknya ditempatkan di ruangan yang terpisah, akses untuk masuk dibatasi, terdapat petugas yang mengawasi, suhu ruangan dijaga dan ruangan harus bebas dari debu.
b. Penggunaan media penyimpan (Use of storage media)
Penggunaan media penyimpan harus diawasi dengan baik. Media penyimpan hanya diberikan kepada pegawai yang berwenang dan pada saat yang telah ditentukan.
c. Pemeliharaan dan pembuangan media penyimpan
(Maintenance and disposal of storage media)
Media penyimpan dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama, tetapi secara umum kemampuannya berkurang seiring dengan umur media penyimpan tersebut. Karena itulah sebaiknya media peyimpan tidak digunakan dalam jangka waktu yang panjang karena resiko yang timbul juga akan semakin tinggi.
d. Lokasi media penyimpan (Location of storage media)
Media penyimpan dapat diletakkan di dalam maupun di luar ruang komputer. Media penyimpan sebaiknya diletakkan di dalam ruang komputer jika sering digunakan. Tetapi jika hanya digunakan untuk backup dan keperluan pemulihan, dapat diletakkan di luar ruang komputer.
6. Documentation and Program Library
Banyak tipe dokumentasi yang digunakan untuk mendukung fungsi sistem informasi, perencanaan strategis dan operasional, dokumentasi sistem aplikasi, dokumentasi sistem perangkat lunak dan perlengkapan program, dokumentasi basis data, manual operasional, manual pengguna serta manual standar. Petugas bertanggung jawab untuk memastikan penyimpanan dokumentasi aman, memastikan bahwa hanya pegawai yang berwenang yang dapat mengakses dokumentasi, memastikan dokumentasi selalu diperbaharui serta memastikan adanya backup untuk setiap dokumentasi.
7. Help Desk/Technical Support
Bertanggung jawab untuk membantu pegawai menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak, serta menyediakan dukungan teknis untuk membantu menyelesaikan masalah. Agar dapat efektif dan efisien diperlukan petugas yang kompeten dan terpercaya serta terdapat sistem pengelolaan masalah.
8. Capacity Planning and Performance Monitoring Manajemen operasional harus terus-menerus memonitor kinerja perangkat keras dan perangkat lunak untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan efisien dan memiliki waktu respon yang dapat diterima.
Service Level Agreement (SAL) merupakan perjanjian antara pengguna dengan fasilitas operasional komputer. SAL berisi waktu respon sistem yang diinginkan pengguna, tingkat pemeliharaan sistem, biaya jasa dan penalti jika sistem tidak sesuai dengan perjanjian.
d. Transfer pricing/chargeout control
Apabila operasi komputer dilengkapi dengan transfer pricing pengendalian produksi dapat ditingkatkan.
e. Acquisition of consumables
Operasional komputer membutuhkan banyak peralatan pendukung seperti kertas printer, disket, flash disk, dan tinta printer. Peralatan tersebut membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tetapi dapat mengganggu kegiatan operasional jika tidak tersedia. Pengendalian yang dapat dilakukan yaitu:
1) Menjamin ketersediaan stok peralatan yang dibutuhkan.
2) Memonitor harga dan kualitas peralatan.
3) Menjamin stok disimpan dengan aman.
4) Mengawasi penggunaannya.
5. File Library
File library bertanggung jawab mengelola media penyimpanan.
a. Penyimpanan media peyimpan (Storage of storage media)
Media penyimpan sebaiknya ditempatkan di ruangan yang terpisah, akses untuk masuk dibatasi, terdapat petugas yang mengawasi, suhu ruangan dijaga dan ruangan harus bebas dari debu.
b. Penggunaan media penyimpan (Use of storage media)
Penggunaan media penyimpan harus diawasi dengan baik. Media penyimpan hanya diberikan kepada pegawai yang berwenang dan pada saat yang telah ditentukan.
c. Pemeliharaan dan pembuangan media penyimpan
(Maintenance and disposal of storage media)
Media penyimpan dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama, tetapi secara umum kemampuannya berkurang seiring dengan umur media penyimpan tersebut. Karena itulah sebaiknya media peyimpan tidak digunakan dalam jangka waktu yang panjang karena resiko yang timbul juga akan semakin tinggi.
d. Lokasi media penyimpan (Location of storage media)
Media penyimpan dapat diletakkan di dalam maupun di luar ruang komputer. Media penyimpan sebaiknya diletakkan di dalam ruang komputer jika sering digunakan. Tetapi jika hanya digunakan untuk backup dan keperluan pemulihan, dapat diletakkan di luar ruang komputer.
6. Documentation and Program Library
Banyak tipe dokumentasi yang digunakan untuk mendukung fungsi sistem informasi, perencanaan strategis dan operasional, dokumentasi sistem aplikasi, dokumentasi sistem perangkat lunak dan perlengkapan program, dokumentasi basis data, manual operasional, manual pengguna serta manual standar. Petugas bertanggung jawab untuk memastikan penyimpanan dokumentasi aman, memastikan bahwa hanya pegawai yang berwenang yang dapat mengakses dokumentasi, memastikan dokumentasi selalu diperbaharui serta memastikan adanya backup untuk setiap dokumentasi.
7. Help Desk/Technical Support
Bertanggung jawab untuk membantu pegawai menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak, serta menyediakan dukungan teknis untuk membantu menyelesaikan masalah. Agar dapat efektif dan efisien diperlukan petugas yang kompeten dan terpercaya serta terdapat sistem pengelolaan masalah.
8. Capacity Planning and Performance Monitoring Manajemen operasional harus terus-menerus memonitor kinerja perangkat keras dan perangkat lunak untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan efisien dan memiliki waktu respon yang dapat diterima.