Menurut Earl (Ward and Peppard (2002, p40)), dalam membuat suatu strategic application tidak boleh hanya memfokuskan pada analisis terhadap teknologi saja. Earl menyarankan bahwa jalur yang efektif untuk menghasilkan keuntungan dari SI atau TI adalah dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis, yaitu : dengan menganalisis masalah bisnis yang ada dan perubahan lingkungannya, menyadari bahwa SI atau TI adalah hanya salah satu bentuk solusi yang ditawarkan, karena ia menemukan bahwa strategi SI/TI saat ini lebih banyak mengidentifikasikan persoalan teknologi dan terminology teknikal saja, tetapi sedikit mengidentifikasikan kebutuhan organisasi akan aplikasi dan kebutuhan bisnis. “Earl” menyarankan agar strategi SI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan terhadap sistem informasi dan strategi TI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi dan infrastrukturnya. Hubungan ini dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini :
Hubungan
antara Strategi Bisnis, Strategi SI
dan Strategi TI (Ward and Peppard,
2002, p41)
Gambar diatas mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.
Menurut Teubner dan Mocker (2005), Perencanaan strategi sistem informasi harus sepenuhnya menyatu dengan perencanaan bisnis perusahaan. Intergrasi akan tercapai pada saat perusahaan melakukan alignment antara perencanaan bisnis dan perencanaan sistem informasi. Perencanaan sistem informasi dapat dimulai dari visi bisnis dari perusahaan yang di break down ke dalam sasaran-sasaran yang dikategorikan dalam empat dimensi seperti yang diusulkan oleh Kaplan dan Norton dalam bentuk balanced scorecard.
Penyelarasan stategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan berdampak pada strategi organisasi kedepannya. Ada dua pandangan untuk melihat hubungan antara TI dengan bisnis perusahaan. Ketika driver dari strategi sistem informasi adalah bisnis (BusinessÆIT), dimana portofolio aplikasi di rancang untuk mendukung proses bisnis saat ini dan potensial dari TI tidak diikuti secara penuh. Pada pandangan lainnya, jika driver dari strategi sistem informasi dari sisi kemajuan TI (IT Æ Business), dimana risiko yang dapat terjadi adalah investasi pada unprofitable applications. Dan hal lain yang mungkin digunakan adalah pendekatan tertimbang (Business Æ IT), pendekatan ini memungkinkan peluang bisnis dan kemajuan teknologi dari TI dipertimbangkan secara bersamaan untuk memungkinkan timbulnya inovasi, tetapi tentunya realistis dengan perencanaan. (Vitale, Ives, dan Beath, 1986)
Perubahan lingkungan SI/TI sangat cepat sekali, khususnya dalam hal pengembangan teknologi, hal ini membuat perusahaan sulit untuk menetapkan proses perencanaan yang standard dalam konteks perencanaan sistem informasi. Oleh karena itu perencanaan sistem informasi dalam kaitannya dengan proses perencanaan harus dirancang dan diselaraskan dengan perencanaan bisnis/organisasi. (Pollack, 2010)
Menurut Teo dan King (1997) menegaskan bahwa arti penting dan kegunaan integrasi Business Planning- Information System Planning (BP – ISP) telah dibuktikan secara empiris dapat meningkatkan kontribusi sistem informasi terhadap kinerja organisasi. Sayangnya, seringkali nilai investasi di bidang sistem informasi tidak dapat direalisasikan secara penuh sebagai akibat dari kurang padu dan padannya penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem informasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja maupun keunggulan kompetitif akan sulit tercapai. Untuk itu, diperlukan model penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja organisasi.
Strategi bisnis merujuk pada Porter (1980) merupakan pilihan-pilihan utama perusahaan tersebut dalam area bisnisnya. Mengacu pada Henderson dan Venkatraman (1993) bahwa tingkat kepentingan strategi bisnis dipengaruhi oleh kebijakan strategis perusahaan pada keputusan “make-or-buy”, yakni kemitraan dan aliansi. Kemitraan diterjemahkan sebagai seberapa tinggi ketergantungan pengembangan bisnis perusahaan pada mitra strategisnya. Sementara aliansi dijabarkan menurut tingkat ketergantungan pengembangan bisnis perusahaan pada aktivitas alihdaya (outsourcing). Penyelarasan strategik strategic aligment) sendiri diturunkan dari kata “penyelarasan” (aligment) dan “strategi” (strategy).
Penyelarasan merupakan “co-ordination” yang dapat dicapai ketika strategi sistem/teknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi (Lederer dan Mandelow, 1989), meliputi:
• Content linkage yang mengacu pada konsistensi antara rencana bisnis dan rencana sistem/teknologi informasi. Semakin konsisten antara rencana bisnis dan rencana sistem/teknologi informasi, maka tingkat penyelerasan akan semakin baik sehingga kinerja organisasi akan mengalami peningkatan, begitu pula sebaliknya.
• Timing linkage mengacu pada apakah rencana sistem/teknologi informasi dikembangkan setelah, beriringan atau sebelum rencana bisnis dibuat.
Dalam hal ini berpegang pada perencanaan, pelaksanaan, penganggaran, pengendalian dan evaluasi. Sistem/teknologi informasi dapat dikembangkan setelah rencana bisnis jika kebutuhan sistem/teknologi informasi pada organisasi tidak bersifat mendesak atau penting. Pengembangan rencana sistem/teknologi informasi dikembangkan secara beriringan dengan rencana bisnis jika kebutuhan tersebut bersifat paralel dan berjalan secara simultan. Dengan kata lain, bila rencana sistem/teknologi informasi tidak diiringi dengan rencana bisnis atau sebaliknya, maka kinerja organisasi tidak akan mengalami kemajuan, tetapi stagnan bahkan mengalami penurunan. Untuk pengembangan rencana sistem/teknologi informasi sebelum rencana bisnis, maka kebutuhan sistem/teknologi informasi bersifat mendesak atau sesuatu yang sangat penting. Ini dapat dikatakan bahwa rencana bisnis tidak akan berjalan atau mengalami hambatan bila rencana sistem/teknologi informasi tidak dikembangkan terlebih dahulu. Pengembangan rencana sistem/teknologi informasi dengan rencana bisnis, baik setelah, beriringan maupun sebelum pada kedua rencana tersebut perlu diperhatikan juga kemampuan anggaran pada organisasi. Dengan memperhatikan perencanaan dan penganggaran, maka keputusan untuk pelaksanaan rencana tersebut, baik sebelum, beriringan dan setelah dapat berjalan secara optimal.
Berbagai literatur telah menegaskan arti penting penyelarasan strategik. Penyelarasan didefinisikan oleh Luftman dan Brier (1999) sebagai penerapan sistem teknologi infromasi di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategi- strategi, tujuan-tujuan, dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Boar (1994) misalnya, menyebutkan bahwa organisasi perlu membangun, menyelaraskan, dan mengembangkan keunggulan kompetitif melalui pemberdayaan sistem/teknologi informasi untuk menjawab tantangan kompetisi global. Khandelwal (2001. p14) menambahkan penyelarasan strategik jelas bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan dukungan sistem informasi dalam proses bisnis untuk memberikan informasi pengelolaan yang benar. Untuk melakukan ini, teknologi informasi pada perusahaan harus selaras dengan tujuan organisasional. Menurut Premkumar dan King (1992) penyelarasan strategi adalah kaitan antara rencana sistem informasi dengan rencana bisnis information systems planning – business planning alignment). Idealnya, rencana bisnis dan rencana sistem informasi, baik fungsi produksi maupun fungsi perencanaan organisasi seharusnya saling terkait satu sama lain melalui pemetaan langsung strategi sistem informasi terhadap satu atau lebih strategi bisnis dalam konteks untuk memaksimalkan imbalan yang diperoleh organisasi (Calhoun dan Ledere, 1990). Melalui penyelarasan antara rencana sistem informasi dan rencana bisnis, sumberdaya informasi akan mendukung tujuan bisnis dan meraih keuntungan dalam meraih peluang guna pemanfaatan strategis sistem informasi. (Premkumar dan King, 1991)
Kefi dan Kalika (2005) menjabarkan perspektif penyelarasan strategik tersebut ke dalam: (1) Business execution. Pada tataran ini penyelarasn strategik ditentukan dan diputuskan terkait dengan bisnis yang ada pada organisasi, (2) Competitve potential. Penyelarasan strategik merupakan upaya untuk meningkatkan potensi persaingan suatu organisasi terhadap organisasi lain. Potensi persaingan berupa keunggulan kompetisi terkait dengan impelementasi sistem/teknologi informasi pada suatu organisasi. (3) IT potential. Organisasi dalam menjalankan bisnisnya didukung oleh potensi IT. Semakin besar potensi IT dalam penggunaan di organisasi akan meningkatkan kinerja organisasi serta, (4) Service level. Pada organisasi pelayanan dapat ditingkatkan dengan sistem/teknologi informasi. Pelayanan yang ditunjang dengan sistem/teknologi informasi akan menjangkau pelayanan dari tingkat sub unit sampai organisasi secara keseluruhan.
Penyelarasan strategik (strategic aligment) merupakan konsep yang dikembangkan dan diperoleh dari co-variation atribut tingkat kepentingan strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi pada waktu tertentu. Penyelarasan merupakan “co-ordination” yang dapat dicapai ketika strategi sistem/teknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi meliputi content linkage, timing linkage, dan personel linkage serta dengan persepektif business execution, competitive potential, information technology potential, dan service level. Organisasi yang terlihat baik kinerjanya adalah organisasi dimana ada penyelarasan antara realisasi strategi bisnis dan realisasi strategi sistem informasi. Untuk itu, organisasi perusahaan yang mencapai penyelarasan dapat membangun strategi keuntungan kompetitif yang akan meningkatkan organisasi dengan peningkatan visibilitas, efisiensi, dan profitabilitas pada persaingan dalam perubahan pasar saat ini. (Hamzah, 2007)
Menurut Jogiyanto (2005, p65) Terdapat empat macam keselarasan atau integrasi yaitu sebagai berikut ini:
- Integrasi administratif (administrative integration). Integrasi ini menunjukkan hubungan yang sangat lemah antara perencanaan strategik bisnis (PSB) dan perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) yan berarti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung rencana- rencana bisnis.
- Integrasi urut satu-arah (one-way sequential integration). Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana bisnis.
- Integrasi bolak-balik dua-arah (two-way reciprocal integration). Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis.
- Integrasi penuh (full integration). Integrasi ini menunjukkan tidak adanya perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan bersamaan di dalam satu perencanaan yang terintegrasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja dapat dicapai dan keunggulan kompetitif akan diperoleh sehingga organisasi dapat terus bertumbuh serta mampu bertahan dalam kompetisi yang kian sengit.