Pengendalian Masukan
Menurut Weber (1999, pp420-456), subsistem input bertanggung jawab memasukkan data dan
instruksi ke dalam sistem aplikasi.
1. Metode Input Data (Data
Input Methods)
Terdapat
beberapa
cara
untuk
memasukkan data ke dalam sistem
aplikasi yaitu melalui
keyboard,
pembacaan langsung melalui pengenal karakter optikal, pengenal karakter
tinta
magnetik, image reader, atau ATM, serta memasukkan langsung melalui touch screen, mouse, joystick,
suara, video, atau suara.
2. Desain Dokumen Sumber
(Source Document Design)
Beberapa metode
memasukkan data ke dalam komputer
menggunakan dokumen sumber.
Dokumen sumber digunakan bila terdapat
perbedaan waktu
antara waktu terjadinya data
dengan
waktu
memasukkan data ke dalam sistem. Desain dokumen sumber
yang baik harus memenuhi tujuan berikut ini :
a. Formulir harus
dapat
mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan pencatatan data.
b. Formulir harus dapat meningkatkan kecepatan
mencatat data.
c. Formulir merupakan bagian dari kegiatan pengawasan.
d. Formulir
harus dapat memfasilitasi
kegiatan memasukkan data ke
komputer.
e. Formulir harus
dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan pembacaan data.
f.
Formulir harus dapat
berperan
sebagai
referensi
pengecekan.
3.
Desain Layar Pemasukan Data
(Data-entry Screen Design)
Jika data dimasukkan melalui monitor,
maka diperlukan desain yang
berkualitas pada tampilan pemasukan data agar dapat mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dan agar tercapai efisiensi dan
efektivitas pemasukan data pada subsistem input. Terdapat delapan petunjuk penilaian desain layar pemasukan data, yaitu :
a. Pengelolaan tampilan (Screen organization)
Tampilan harus dirancang agar rapih,
seimbang, serta elemen data dikelompokkan dengan sesuai dengan fungsinya.
Dan
jika tampilan digunakan untuk memasukkan data ke dalam
dokumen sumber, maka tampilan
harus sama dengan dokumen sumber.
b. Caption design
Desain
harus mempertimbangkan
struktur, ukuran, jenis huruf, format, jarak baris, dan spasi.
c. Data-entry field design
Field
pemasukan data harus berada tepat di sebelah
judul data yang harus dimasukkan.
d. Tabbing and skipping
Sebaiknya tidak menggunakan skipping otomatis ke
field baru
pada desain layar, karena operator tidak
dapat mendeteksi adanya kesalahan
pencatatan dan diisi karena
sudah terisi secara otomatis.
e. Color
Warna
dapat
digunakan
untuk
menandakan
field yang
sedang diisi, untuk memisahkan suatu
area pada tampilan, atau untuk mengindikasikan
perubahan status. Warna juga dapat mengurangi
waktu pencarian pada
tampilan dan
dapat memotivasi pengguna karena
lebih menarik, selain itu
penggunaan warna yang sedikit dapat membingungkan pengguna dalam memasukkan
data.
f. Response
time
Response time adalah interval
waktu antara memasukan data sampai dengan sistem siap untuk menerima data baru. Response time harus stabil dan
cepat.
g.
Display
rate
Display
rate adalah kecepatan
karakter atau gambar ditampilkan pada layar komputer.
h. Prompting and help
facilities
Prompting
and help facility menyediakan
saran atau informasi tindakan yang
harus diambil saat memasukkan data.
4. Pengendalian Kode Data (Data Code Control)
Kode data mempunyai dua tujuan, yaitu
:
a. Sebagai identitas yang unik.
b. Untuk keperluan identifikasi.
Desain
kode yang tidak bagus dapat membuat
proses input mudah salah dan proses memasukkan data menjadi tidak efisien.
5. Check Digits
Kesalahan
pengetikan data dapat berdampak
serius bagi perusahaan. Pengendalian yang dapat digunakan untuk mencegah
terjadinya kesalahan
jenis ini adalah dengan melakukan check digits. Check digits digunakan untuk memeriksa
atau menguji validitas angka.
6. Pengendalian Batch (Batch Control)
Cara
pengendalian yang mudah dan efektif
untuk melakukan pengendalian terhadap
pemasukan data. Batching adalah
proses pengelompokkan transaksi yang memiliki hubungan satu dengan yang lain.
Ada
dua tipe dari batch, yaitu :
a. Physical batches
Adalah pengelompokkan transaksi
pada unit fisiknya. Sebagai contoh, sumber dokumen yang
diperoleh dari pos dikumpulkan dalam
satu batches.
b. Logical batches
Adalah
proses pengelompokkan transaksi dilakukan berdasarkan logika.
7. Validasi
Data Input (Validation of
Data Input)
a. Tipe validasi peng-input-an
data
Data
yang dimasukkan pada aplikasi harus segera di validasi.
Terdapat beberapa jenis validasi data
input yang harus diperiksa ketika data dimasukkan pada terminal,
yaitu :
1) Field check
Dilakukan
terhadap field tidak tergantung pada field lain dalam
input record atau dalam input
record lainnya.
2) Record check
Dilakukan
pada field tergantung pada hubungan
logika field itu dengan field yang lain pada record.
3) Batch check
Dilakukan
pengujian apakah karakteristik dari batch record yang dimasukkan
sama dengan karakteristik yang telah ditetapkan pada batch.
4) File check
Dilakukan pengujian
apakah karakteristik pada file yang digunakan
selama entry data adalah
sama dengan karakteristik data pada file tersebut.
b. Reporting Data Input Errors
Kesalahan harus dilaporkan oleh program
validasi input sehingga dapat dilakukan
perbaikan
secara
cepat dan tepat
atas kesalahan yang
terjadi. Kesalahan dapat diberi tanda dengan sebuah bel atau pesan error. Pesan error harus dibuat dengan
hati-hati agar jelas dan ringkas sopan dan netral.
8. Pengendalian Jejak Audit (Audit
Trail Control)
Jejak audit
pada pengendalian input menjaga
kronologis suatu kejadian mulai dari saat data dan instruksi
diterima dan dimasukkan kedalam sistem aplikasi sampai dengan
saat penentuan data tersebut valid dan dapat dikirim
ke subsistem lain yang ada pada sistem aplikasi. Terdapat dua tipe jejak audit, yaitu :
a. Jejak
audit akuntansi, mencatat sumber data, isi dan
waktu transaksi dimasukkan kedalam sistem aplikasi.
b. Jejak audit operasional, mencatat
aktivitas pegawai
pada subsistem input.