Pengertian Komunikasi Menurut Handoko (1984 : 272) komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Dengan adanya proses komunikasi yang baik dalam organisasi/perusahaan maka aka nada proses penyampaian informasi baik dari atasan kepada bawahan. Tetapi proses komunikasi tidak hanya menyampaikan informasi atau hanya agar orang lain juga bersedia menerima dan melakukan perbuatan atau kegiatan yang dikehendaki sehingga akan terjalin suasana yang harmonis kepada para bawahan mengetahui secara pasti keinginan atasan, dan apa yang harus dikerjakan kaitannya dengan usaha kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan yang telah ditetapkan. Seperti yang telah dikemukakan oleh Robbin (2004 : 146), sebagai berikut: komunikasi memelihara motivasi dengan memberi penjelasan kepada bawahan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.
Selanjutnya karena penelitian ini hanya membahas masalah hubungan antara atasan dan bawahan, maka hanya dibatasi pada komunikasi administrasi. Tentang masalah ini Effendy (1990 : 32) berpendapat: “Komunikasi vertical dari atas ke bawah (down word communication) dan komunikasi dari pimpinan kepada bawahannya dan dari bawahan kepada atasannya secara timbal balik”. Jadi komunikasi vertikal terdiri dari dua arus yaitu arus ke bawah dan arus ke atas.
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah yaitu suatu penyampaian informasi baik lisan maupun tulisan, secara langsung maupun tak langsung, berupa perintah atau penjelasan umum dari atasan kepada bawahannya. Hal ini senada dengan apa yang disampaikan Robbin (2002 : 148) yang menjelaskan sebagai berikut: Komunikasi yang berlangsung dari tingkat tertentu dalam satu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.
Menurut Effendy (2001 : 148) pelaksanaan komunikasi ke bawah, informasi ini dapat berupa:
- Mengadakan rapat
- Memasang pengumuman
- Menerbitkan majalah intern
- Pemberian pujian
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas yaitu suatu penyampaian informasi yang mengalir atau berasal dari staf/bawahan kepada pimpinan/atasan. Komunikasi ini sangat penting bagi pimpinan/atasan untuk mengetahui bagaimana keadaan perusahaan dari sudut pandang bawahan. Suatu hal yang bukan mustahil walaupun kinerja organisasi/perusahaan baik, tetapi kondisi karyawan tidak nyaman. Hal inilah yang perlu diatasi seorang pemimpin melalui komunikasi dari bawah ke atas.
3. Komunikasi Lateral/Horizon
Komunikasi lateral terjadi di antara kelompok kerja yang sama secara horizontal. Komunikasi horizontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.
Weisbord (2003:100) membuat beberapa pernyataan sebagai pedoman untuk melihat komunikasi/tata hubungan yang mencakup : Penilaian terhadap kualitas komunikasi dan konflik, Penilaian terhadap komunikasi antar individu dan unit organisasi, dan Penilaian terhadap kualitas kerja sama dan saling ketergantungan yang diimplementasikan ke dalam :
1. Seberapa jauh saling ketergantungan, kualitas komunikasi dan arus konflik yang ada dalam organisasi. Ketergantungan, kualitas komunikasi dan arus konflik yang dapat ditekan akan memberikan lingkungan kerja yang kondusif untuk pencapaian target perusahaan.
2. Komunikasi antar individu dalam organisasi. Komunikasi yang terjadi antar individu dapat terjadi dalam bentuk komunikasi formal maupun informal yang dapat memudahkan individu dalam pelaksanaan pekerjaan dan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Seberapa jauh pegawai dapat bekerja sama, kualitas komunikasi dan banyak sedikitnya konflik yang timbul. Manajemen SDM dan pengelolaan konflik akan memudahkan efektivitas kerja karyawan.