Kegiatan diplomasi berkaitan erat dengan pelaksanaan politik luar negeri suatu negara dalam hubunganya dengan negara lain karena diplomasi merupakan suatu tahapan dalam menjalankan politk luar negeri suatu negara. Dalam mempelajari diplomasi pada umumnya harus ditinjau hubungan antar negara dan politik luar negerinya, sehingga hubungan diplomasi dan politik luar negeri suatu negara mempunyai interelasi yang saling mempengaruhi satu sama lain (Cantori, 1976:105).
Istilah diplomasi mengandung beberapa pengertian, diantaranya :
- Diplomasi sebagai politik luar negeri
- Diplomasi sebagai sarana perundingan
- Diplomasi sebagai dinas luar negeri
- Diplomasi sebagai perjuangan
Dalam arti luas, diplomasi meliputi seluruh kegiatan politik luar negeri suatu negara dalam hubungannya dengan bangsa-bangsa yang mencangkup beberapa hal yakni :
- Menentukan dan mempergunakan semua daya atau kemampuan manusia untuk mencapai tujuan.
- Menyesuaikan kepentingan bangsa lain dengan kepentingan nasional, sesuai dengan kemampuan dan tenaga yang ada.
- Menentukan apakah tujuan nasional sejalan dengan kepentingan bangsa atau negara lain
- Mempergunakan sarana dan kesempatan dengan sebaik-baiknya (Litbang Deplu, 1988:33-35)
Dasar dari diplomasi adalah komunikasi yaitu pemikiran dan ide-ide yang berasal dari berbagai negara. Tujuan utama suatu negara mengadakan hubungan diplomasi adalah untuk mendapatkan keuntungan yang lebih dari negara lain, menjaga hubungan dengan negara lain, dan menjaga keserasian antar negara. Dalam diplomasi tingkat tinggi, dilakukan pertahapan yang biasanya dilakukan oleh aktor negara yang diwakili oleh para kepala negara yang dilakukan secara langsung dalam sebuah forum diskusi dengan aktivitas berupa penukaran ide/gagasan. Namun seiring dengan kompleksitas masalah yang dihadapi dalam perkembanganya maka secara umum hubungan diplomatik saat ini dilakukan secara tidak langsung yaitu melalui tahapan yakni pengiriman utusan berupa duta ataupun perwakilan-perwakilan yang dikirim oleh negaranya. (Feiltham, 1988:124)
Dalam pelaksanaan diplomasi pada umumnya tercakup beberapa faktor utama, yaitu:
- Apa yang hendak diperjuangkan agar pihak lain memahami dan mendukungnya
- Cara untuk mengupayakan dan mengusahakan pengertian dan dukungan tersebut berupa taktik dan tekhnik pelaksanaan diplomasi
- Adanya kemampuan untuk meyakinkan pihak lain untuk menyampaikan pandangan disertai dengan pengetahuan bahasa yang pantas dan disesuaikan dengan situasi internasional.
Diplomasi dijadikan sebagai instrumen utama dari kebijakan politik suatu negara, yang menjadi badan utama yang menjalankan tingkah laku masyarakat internasional. Diplomasi biasanya dilakukan dalam bentuk negosiasi antar negara yang merupakan cara mudah untuk menyelesaikan persaingan kepentingan yang berbeda-beda, sehingga dapat dikatakan bahwa diplomasi sebagai metode sederhana untuk menciptakan penyelesaian konflik secara damai (Frankel, 1988:137).
Diplomasi berjalan melalui departemen-departemen atau kementrian-kementrian luar negeri, kedutaan-kedutaan besar, legasi-legasi, konsulat-konsulat dan misi-misi khusus di seluruh dunia. Diplomasi dapat meliputi berbagai macam kepentingan mulai dari hal yang sederhana dalam hubungan antar dua negara sampai masalah-masalah vital seperti perang dan perdamaian. Jika diplomasi gagal maka akan muncul suatu krisis yang mengarah pada bahaya perang (Roy, SL, 1991:2)