Manajemen Six Sigma Jangka Panjang - Manajemen Six Sigma dalam jangka panjang akan bersatu dalam suatu sistem loop-tertutup yang memerlukan feedback atau umpan balik berupa sekumpulan informasi internal dan eksternal yang akan menginformasikan kepada para manajer bagaimana kinerja perusahaan harus dipertahankan dan bagaimana perusahaan dibawa ke arah pertumbuhan yang lebih baik.
Sistem loop-tertutup yang baik akan bertahan walaupun perusahaan harus menghadapi masalah dan ketidakpastian yang melanda perusahaan di dalam atmosfir bisnis yang serba tidak menentu ini. Penerapan Six Sigma dengan sistem loop-tertutup ini akan dapat mengurangi arah yang tidak menentu pada perusahaan dan tetap menjaga kestabilan kinerja serta keberhasilan perusahaan.
Pada perusahaan, stimuli internal adalah pengukuran aktivitas bagian dalam proses, sedangkan elemen feedback eksternal adalah hal-hal apa saja yang diinformasikan kepada perusahaan mengenai keberhasilannya mencapai tujuan atau tetap berada di jalur yang tepat, termasuk keuntungan yang berhasil diperolehnya, serta kepuasan pelanggan dan berbagai sumber data lainnya.
Dalam Six Sigma, ketidakpastian atau arah yang tak menentu ini disebut variasi. Variasi buruk yang berpengaruh negatif pada pelanggan disebut cacat (defect). Pendekatan yang digunakan untuk membuat, memonitor, dan memperbaiki sistem bisnis loop tertutup disebut manajemen proses, perbaikan proses, dan desain ulang proses.
Ada penambahan sedikit kata-kata berupa huruf X dan Y pada gambar di atas yang mewakili pengukuran atau variabel pada bagian-bagian yang berbeda di dalam sistem. “X” menunjukkan masukan dan aliran proses sebagai petunjuk perubahan pada bagian upstream dari sistem. Sedangkan “Y” menunjukkan pengukuran kinerja usaha.
Rumus Y = f (x) yang dapat dibaca Y adalah fungsi dari x, adalah cara matematis untuk menyatakan perubahan atau variabel di dalam masukan dan proses sistem akan sangat menentukan skor akhir atau Y. Y bisa berarti tujuan strategi, kebutuhan pelanggan, keuntungan, kepuasan pelanggan, serta efisiensi bisnis secara keseluruhan. Sedangkan X bisa berarti tindakan penting untuk mencapai tujuan strategi, kualitas hasil kerja, pengaruh inti pada kepuasan pelanggan, variabel-variabel proses seperti waktu siklus, teknologi, sumber daya dan lain-lain, serta kualitas masukan pada proses dari pelanggan maupun supplier.
Selama ini banyak perusahaan yang belum dapat memahami hubungan antara variabel X dan Y. Tetapi dengan Six Sigma, perusahaan akan dapat memahami sistem dan variabel mana yang dapat dimonitor dan direspon balik dengan cepat, serta dapat secara otomatis mengenali tanda-tanda prosesnya, pemasoknya, karyawannya terutama pelanggan dan pesaing, sehingga akan dapat mencapai kekuatan dan kinerja yang baru serta efektif.
Perusahaan-perusahaan yang mengadopsi sistem Six Sigma menemukan bahwa pendekatan “skala Sigma” untuk mengevaluasi kinerja proses memberikan kepada perusahaan keuntungan-keuntungan yang signifikan. Secara ringkas, Sigma mengukur:
1. Six Sigma mengukur permintaan dalam arti yang sebenarnya dari apa yang dibutuhkan pelanggan. Hal ini akan menguntungkan kedua belah pihak dalam memikirkan apa saja yang benar-benar signifikan dalam proses bisnis ini.
2. Menyediakan pengukuran yang sifatnya konsisten. Dengan berfokus pada cacat atau kemungkinan terjadinya cacat, pengukuran Six Sigma dapat digunakan untuk mengukur dan membandingkan proses-proses yang berbeda di dalam organisasi. Begitu kebutuhan dapat didefinisikan secara jelas, maka akan dapat didefinisikan cacat dan mengukur hampir semua aktivitas dan proses usaha.
3. Menyatukan tujuan yang penuh ambisi dengan memusatkan perhatian seluruh organisasi pada tujuan kinerja 99,997 %. Maka perbaikan yang cukup signifikan dalam perusahaan akan dapat tercapai.
Hal-hal logis seputar penerapan Six Sigma adalah:
Hal-hal logis seputar penerapan Six Sigma adalah:
1. Agar penerapan Six Sigma efektif, diperlukan pedoman-pedoman yang jelas. Hal ini untuk mencegah jalan perusahaan menuju ke arah yang tidak konsisten dan berpotensi untuk menjadi tidak seimbang, yaitu di mana terdapat dua kelompok yang saling membandingkan asumsi yang berbeda-beda.
2. Sifat Six Sigma adalah tidak statis (dinamis). Maksudnya adalah Six Sigma selalu berubah mengikuti keadaan dan kondisi perusahaan. Misalnya apabila kebutuhan pelanggan berubah, maka kinerja Six Sigma juga akan berubah untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
3. Seperti halnya pengukuran yang lain, Six Sigma juga membutuhkan waktu dan sumber daya. Manajemen harus dapat membuat prioritas apa yang harus diukur terlebih dahulu.